O objetivo principal deste capítulo é lhe sugerir uma seqüência lógica de procedimentos a serem adotados na implantação do sistema, bem como, acrescentar alguns comentários e considerações que nos foram passadas pelos nossos usuários, as quais poderão lhe auxiliar nesta tarefa.
Não pretendemos, neste capítulo, repetir o que já está explicado em capítulos específicos neste manual e nos manuais dos outros sistemas que compõe a solução integrada LojaUtil, vamos apenas citar e tratar cada procedimento de forma genérica, sem nos alongar nos detalhes operacionais de cada um e em alguns casos onde for possível fazer um link para o manual correspondente.
O LojaUtil é um sistema bastante flexível e com a definição de alguns parâmetros é possível adaptá-lo às mais variadas particularidades. Mas por se tratar de um sistema que vai mexer com a estrutura de funcionamento da loja é possível que muitas mudanças e adaptações nos procedimentos operacionais da empresa sejam necessárias. É evidente que estas mudanças, poderão ser maiores ou menores dependendo do estágio em que a empresa já se encontra, com relação a automação da loja. Em função disto, vamos fazer alguns comentários que julgamos importantes para que seja possível obter bons resultados da automação da loja.
| • | Conscientização do pessoal. Comece mostrando a toda a equipe de funcionários, que para a empresa crescer é necessário agilizar o processo de atendimento das vendas e controlar melhor as mercadorias que são vendidas. Pode parecer desnecessário, mas é muito importante que todas as pessoas da empresa (inclusive a diretoria), tenha plena consciência de que a automação comercial e o controle ajudará a empresa a superar a concorrência e consequentemente se posicionar melhor no mercado. |
| • | Respeito dos Clientes e Fornecedores. A automação e o controle dos processos de vendas, transmite aos clientes, aos fornecedores e aos funcionários, que a administração da empresa está preocupada em ser ágil no relacionamento comercial e profissional com cada um dos seus parceiros. Evidentemente esta agilidade gera informações mais precisas e como conseqüência obtém o respeito de todos. |
| • | Organização do estoque. A automação das vendas com o LojaUtil permite que a loja obtenha a administração dos estoques muito mais precisa, especialmente para as lojas de auto serviço, pois toda mercadoria vendida terá a baixa no estoque em tempo real. Mas para que isto funcione corretamente é muito importante que sejam criados facilidades e critérios para que todas as outras operações de saída, sejam elas por perdas ou outro motivo qualquer, também sejam registradas. |
| • | Inventário periódico. Para garantir que o estoque sempre esteja correto, faça inventários periódicos. O período entre um inventário e outro não deve ser muito longo, pois após ter passado muito tempo, fica muito mais difícil de localizar a causa de alguma diferença, para corrigi-la ou adotar procedimentos para evitar que volte acontecer. Mesmo que seja parcial ou por amostragem, é muito importante que os inventários sejam feitos. Isto ajudará a conscientizar as pessoas de que o estoque sempre deve estar correto. |
| • | Segurança. Com o estoque controlado e o conhecimento imediato dos resultados financeiros das vendas, permite aos dirigentes agirem com muito mais tranqüilidade para corrigir alguns desvios que podem ocorrer e tomar providências imediatas. |
Depois desta preparação para se obter bons resultados da automação, vamos entrar diretamente ao assunto específico deste capítulo. Na relação de passos a seguir procuramos enumerar alguns procedimentos básicos para que todos os módulos funcionem normalmente e forneçam os resultados esperados e previstos em cada um.
| 1. | Cadastro de artigos. Os produtos comercializados pela empresa já devem estar todos cadastrados. Efetue este passo, acessando o cadastro de artigos na retaguarda. |
| 2. | Código de Barras. Para se obter o máximo de rapidez na automação dos caixas é necessário que todos os produtos possuam código de barras. Para alterar ou cadastrar o código de barras, entre em Dados Cadastrais dos Arquivos e registre o código utilizando o leitor, nunca o faça digitando manualmente, pois seria muito passível de erros. |
| 3. | Imagens. Caso tenha interesse em registrar as imagens dos artigos para ser mostrados nos caixas ou nos terminais de consulta, também faça isto no cadastro de artigos. |
| 4. | Som. Da mesma forma que imagem, também é possível associar aos produtos um som. |
| 5. | Cadastro de serviços. Caso haja emissão de cupons de serviços é necessário efetuar o cadastramento dos serviços previamente. |
| 6. | Cadastro de Clientes. Caso tenha interesse em manter um registro de informações sobre os clientes, crie um cadastro, pelo menos dos clientes mais costumeiros. |
| 7. | Cadastrar Tabelas. As tabelas são muito importantes em todas as operações que serão realizadas no sistema. Uma atenção especial deve ser dada às tabelas de funcionários e de preços e comissões. |
| 8. | Configurações de Caixa. Esta opção está disponível na retaguarda no menu <Caixa>, confirme ou redefina todos os parâmetros que o sistema pede, leia com atenção, os helps e os exemplos mostrados, antes de responder cada uma das perguntas que são feitas, fornecendo corretamente as informações solicitadas. Este passo é muito importante, pois os parâmetros fornecidos, podem modificar significativamente o funcionamento do sistema, portanto, se houver dúvida consulte nossa equipe de apoio ao usuário. |
| 9. | Balança. Se pretende usar alguma balança que emite etiquetas de código de barras com o código, peso e preço dos produtos, dois passos devem ser seguidos: Primeiro, configure o software fornecido com a balança, consulte o manual da balança para maiores detalhes. Segundo, entre em caixa/Configura Balança na retaguarda e responda todas as questões sobre o arquivo a ser gerado para alimentar a memória da balança. |
| 10. | Caixas. Todos os caixas que serão utilizados na loja deverão ser incluídos. Entre em Caixas na retaguarda e inclua-os. Para isto tenha em mãos todas as informações sobre os periféricos que serão ligados no microcomputador onde funcionará o caixa que estiver sendo incluído. Preferencialmente, faça a inclusão do caixa, executando o LojaUtil retaguarda no próprio equipamento do caixa. Quando se tratar de rede local, será necessário entrar primeiro no caixa para que este sistema lhe forneça o número da estação da rede. |
| 11. | Operação. Entre em Configurações de caixa/Operação e configure as mensagens promocionais para serem impressas nos cupons. |
| 12. | Preços. Na prática, após a execução dos passos anteriores, o sistema já está pronto para iniciar o processo de vendas. Mas antes de iniciar efetivamente o uso dos caixas para emitir cupons fiscais com as vendas reais, sugerimos fazer uma conferência rigorosa dos preços dos produtos, para evitar reclamações dos clientes. |
| 13. | Exportar preços para Balança. Se estiver usando balanças integradas com o sistema, crie o arquivo para alimentar a memória das balanças. Entre na opção Esporádicas/Balança e gere o arquivo. Em seguida faça a atualização dos preços nas balanças, seguindo a orientação do manual de instruções de cada uma. |
| 14. | Experiência. Como o processo de automação afeta diretamente o atendimento dos clientes, durante o processo de vendas, sugerimos fazer algumas experiências, antes de iniciar o processo de vendas diretamente para os clientes. |
| 15. | Segurança. Teste rigorosamente todos os equipamentos instalados, que poderão afetar o funcionamento dos caixas. Sugerimos colocar No-breaks para todos os equipamentos para evitar surpresas, principalmente nos momentos de variações bruscas de energia elétrica, que em algumas regiões são muito comuns. |
| 16. | Treinamento. Um cliente insatisfeito pode não voltar mais na sua loja. Um funcionário não treinado pode criar situações embaraçosas no momento de efetuar uma venda, com um sistema que ele não conhece. Em função disto, sugerimos treinar todas as pessoas que irão operar e supervisionar os caixas, especialmente como solucionar problemas. |
| 17. | Vendas. Para realizar as vendas, simplesmente entre no sistema. |
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