INVESTIMENTOS
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| • | Em equipamentos (PDVs, scanners, micro, impressora, balança, etc.), softwares e serviços. |
| • | No treinamento de pessoal (operacional, técnico e gestores). Em geral, estão inclusos no "pacote" do fornecedor; mas envolvem gastos com carga horária de treinadores internos e treinandos. |
| • | Em eventuais alterações de lay-outs e de mobiliário para a atualização estética e adaptação ergonômica aos novos equipamentos. |
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CUSTO DE MANUTENÇÃO
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| • | Gastos com manutenção de equipamentos e aplicativos. |
| • | Os fornecedores mantêm contratos de serviços, cobrando taxas mensais. |
| • | A manutenção dos aplicativos, face a mudanças de legislação e de rotinas internas, pode ser significativa. |
| • | É importante procurar aplicativos cujos parâmetros básicos de operação possam ser alterados pelo usuário. Ele próprio proverá sua manutenção, minimizando custos ganhando agilidade e podendo personalizar o software. |
| • | Custos como o treinamento de novos funcionários e eventuais reciclagens. |
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IMPACTO CULTURAL
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| • | Impactos decorrentes do fato de não ocorrer uma mera transcrição de práticas manuais para procedimentos informatizados. A automação faz com que se altere fundamentalmente o "como as coisas são feitas". A adaptação a novas tarefas enfrenta resistências, sempre presentes e que não podem ser negligenciadas. |
| • | Também ocorrem impactos resultantes da nova e abundante disponibilidade de informações, pois passam a estar disponíveis dados antes inacessíveis. Se, por um lado, toda essa nova massa de informações torna possível aos dirigentes um melhor conhecimento de seu negocio, por outro, exige deles próprios - e dos níveis subalternos - novas habilidades para seu ágil e adequado tratamento e uso. |
| • | Mudanças, quase sempre profundas, no controle, na contabilização e gestão tributária. |
| • | O poder de cobrar pessoas por seu desempenho torna-se maior. É comum ocorrer resistência dos funcionários, inclusive - e talvez principalmente - em níveis superiores. |
| • | As mudanças causadas pela disponibilização de informações podem acarretar o desmonte de grupos e fazer desaparecer relações de poder. A reação às mudanças é muito forte; a liderança do processo de Automação Comercial precisa ser ainda mais forte. |
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TREINAMENTO DE PESSOAL
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| • | Exigência de reciclagem dos operadores (caixa, repositores, atendentes, recebedores, supervisores, etc.) para que se adaptem aos novos equipamentos e às novas rotinas de trabalho. |
| • | É preciso treinamento dos gestores administrativos (proprietários, diretores, gerentes, chefes, compradores, etc.) para suas novas atividades relacionadas com a parametrização dos aplicativos, manutenção de cadastros, o preenchimento de "formulários eletrônicos" e o tratamento e uso das informações operacionais (tempos, volumes, etc.), gerenciais (margens, giro, produtividade, etc.) e fisco-contábeis. |
| • | Investir aspectos atitudinais (motivação, qualidade, conceito, "cliente interno", etc.). |
| • | Manter uma estrutura para o permanente treinamento de novos funcionários. |
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CAPACITAÇÃO TÉCNICA
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| • | A empresa precisa acumular um mínimo de domínio sobre a tecnologia. Às vezes, nos pequenos negócios, o proprietário em pessoa tem de assumir essa responsabilidade. |
| • | Eventual necessidade de adaptar os "pacotes" dos fornecedores às peculiaridades de seu negócio. |
| • | As empresas maiores devem procurar ter pessoal interno com domínio de informática. Ganham em independência e, dentro de certos limites, em agilidade e segurança. |
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TRATAMENTO DAS INFORMAÇÕES
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| • | Há uma demanda nova por cadastros eficientes. Isso implica a necessidade de um rigoroso planejamento e administração desses cadastros. |
| • | Se os cadastros viabilizam os benefícios da automação, eles exigem, em compensação, uma férrea disciplina e tempo adicional das pessoas. |
| • | Pode ocorrer, inicialmente, uma sobrecarga de informações dada a abundância de dados antes indisponíveis. Assim, é preciso repensar os relatórios antigos e planejar seletivamente os novos, levando em conta conteúdo, formato e periodicidade que os tornem eficazes, bem como sua tecnologia de apresentação ( on line, batch, consulta, etc.) |
| • | Ainda em razão da nova carga de informações, é indispensável que estas sejam avaliadas discriminando-se o que é relevante do que é apenas interessante saber. Embora não seja o costume anterior, deve-se passar a empregar métodos de seleção do tipo "curva ABC", "regra 80/20", gestão por exceção, etc. |
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